Definisi Laporan
Laporan
mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu
organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan
dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan,
ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan
suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana
secara effektif dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
Macam-macam Laporan
1. Laporan berbentuk Memo; Biasanya
laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern
organisasi.
2. Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih
panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa
ditujukan ke luar organisasi.
3. Laporan berbentuk naskah; Laporan ini
bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam
penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
4. Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini
tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini
karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar
pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
5.Laporan berbentuk formulir.
6.Laporan berbentuk buku.
Persyaratan
Bagi Pembuat Laporan
Pada
intinya persyaratan bagi pembuat laporan ilmiah sama seperti penulis karya
tulis ilmiah lainnya, yaitu :
1. Memiliki
pengetahuan tangan pertama tentang hal yang dilaporkan dan perlu pengetahuan
dan pengalaman dari orang lain.
2. Memiliki
sifat tekun dan teliti. Laporan yang baik tidak meninggalkan pertanyaan tak
terjawab bagi pembacanya. Semua kesimpulan yang dapat ditarik dari pernyataan -
pernyataan umum harus dibuat secara tepat. Semua fakta harus dicocokan ulang.
Satu kali saja pembaca laporan menemukan pernyatan salah, maka ia akan
meragukan sebuah isi laporan.
3. Bersifat
objektif. Pernyataan yang dibuat harus kenyataan. Kesimpulan dan rekomendasi
dibenarkan oleh kenyataan, walaupun konklusi dan rekomendasi itu bertentangan
dengan yang diharapkan dan dapat merugikan diri sendiri. Pembuat laporan itu
seperti sebuah 'mesin pemikir' yaitu bekerja tanpa nafsu dan prasangka yang
dapat membingungkan pengertiannya atau pernyataannya tentak fakta.
4. Kemampuan
untuk menganalisis dan menyamaratakan.Laporan itu adalah sebuah analisis.
Pembuat laporan membagi - bagi subjek, memperlihatkan bagian - bagian yang
berbeda dan menunjukkan kaitannya satu dengan yang lainnya. berdasar uraian
itulah dengan cara induktif ia sampai kepada kesimpulan.
5. Kemampuan
mengatur fakta secara sistematis. Penyajian laporan tidak harus
sistematis,mantik,supaya para pembaca tidak meragukan tentang suatu
penalarannya.
6. Pengertian
akan kebutuhan para pembaca. Laporan disajikan untuk dibaca oleh seseorang atau
beberapa orang yang spesifik. Apa yang dilaporkan, apa yang dibuang, istilah apa yang akan dipakai,apa yang
dianggap sebagaiman mestinya,apa yang memerlukan
lukisan dan penjelasan dan bagaiman menyusunnya, semua itu tergantung pembaca.
Prinsip
utama yang harus dipegang teguh oleh penulis laporan adalah bekerja secara
konstan untuk menghemat tenaga mental pembacanya. Lapora ilmiah disesuaikan
dengan situasinya. Pelajari terlebih dahulu untuk persiapan penulisan laporan.
Sumber :
