Laporan

Definisi Laporan

          Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
   
          Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

          Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

Macam-macam Laporan

1. Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

2. Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

3. Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4. Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

5.Laporan berbentuk formulir.

6.Laporan berbentuk buku.

Persyaratan Bagi Pembuat Laporan

          Pada intinya persyaratan bagi pembuat laporan ilmiah sama seperti penulis karya tulis ilmiah lainnya, yaitu :

1.      Memiliki pengetahuan tangan pertama tentang hal yang dilaporkan dan perlu pengetahuan dan pengalaman dari orang lain.

2.      Memiliki sifat tekun dan teliti. Laporan yang baik tidak meninggalkan pertanyaan tak terjawab bagi pembacanya. Semua kesimpulan yang dapat ditarik dari pernyataan - pernyataan umum harus dibuat secara tepat. Semua fakta harus dicocokan ulang. Satu kali saja pembaca laporan menemukan pernyatan salah, maka ia akan meragukan sebuah isi laporan.

3.      Bersifat objektif. Pernyataan yang dibuat harus kenyataan. Kesimpulan dan rekomendasi dibenarkan oleh kenyataan, walaupun konklusi dan rekomendasi itu bertentangan dengan yang diharapkan dan dapat merugikan diri sendiri. Pembuat laporan itu seperti sebuah 'mesin pemikir' yaitu bekerja tanpa nafsu dan prasangka yang dapat membingungkan pengertiannya atau pernyataannya tentak fakta.

4.      Kemampuan untuk menganalisis dan menyamaratakan.Laporan itu adalah sebuah analisis. Pembuat laporan membagi - bagi subjek, memperlihatkan bagian - bagian yang berbeda dan menunjukkan kaitannya satu dengan yang lainnya. berdasar uraian itulah dengan cara induktif ia sampai kepada kesimpulan.

5.      Kemampuan mengatur fakta secara sistematis. Penyajian laporan tidak harus sistematis,mantik,supaya para pembaca tidak meragukan tentang suatu penalarannya.

6.      Pengertian akan kebutuhan para pembaca. Laporan disajikan untuk dibaca oleh seseorang atau beberapa orang yang spesifik. Apa yang dilaporkan, apa yang dibuang, istilah apa yang akan dipakai,apa yang dianggap sebagaiman mestinya,apa yang memerlukan lukisan dan penjelasan dan bagaiman menyusunnya, semua itu tergantung pembaca.

          Prinsip utama yang harus dipegang teguh oleh penulis laporan adalah bekerja secara konstan untuk menghemat tenaga mental pembacanya. Lapora ilmiah disesuaikan dengan situasinya. Pelajari terlebih dahulu untuk persiapan penulisan laporan.

Sumber :

Link

Link